+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как в кадровой службе регистрируются трудовые книжки

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника ст. Следовательно, в трудовых книжках работников отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. При заключении трудового договора работник, имеющий трудовой стаж, должен представить трудовую книжку лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия ст. Если работник утверждает, что он поступает на работу впервые и трудовой книжки у него нет, он не обязан предоставлять какой-либо документ подтверждающий этот факт.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. Пономарева

Как в кадровой службе регистрируются трудовые книжки

Нарушений в порядке оформления и ведения трудовых книжек работников в последнее время стало гораздо больше. К такому выводу пришли специалисты Общероссийского профсоюза авиационных работников, проанализировав соблюдение трудового законодательства на предприятиях отрасли. А так как подобные нарушения всегда имеют негативные для работника последствия, особенно при оформлении трудовой пенсии, профсоюз разработал и направил в свои организации рекомендации по проверке правильности оформления и ведения трудовых книжек, их учета и хранения.

Порядок ведения трудовых книжек регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. Соблюдены ли общие правила заполнения трудовых книжек. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже.

Это быстро и бесплатно! С 1 января года впервые поступающим на работу работникам трудовые книжки должны оформляться на новых бланках Однако на момент сдачи номера в печать официальной информации о том, что Госзнак России напечатал новые бланки, а Минфин России разработал порядок обеспечения ими работодателей, нет. Напомним, что трудовые книжки старого образца уже имеющиеся у работников действительны и обмену не подлежат. Еще раз обращаем внимание предпринимателей на то, что трудовые книжки ведутся только в организациях.

Индивидуальные предприниматели не могут оформлять трудовые книжки своим работникам и вносить в них какие-либо записи. В соответствии со ст. Директор своим приказом должен назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек п.

Такой приказ необходимо издать, даже если в должностной инструкции инспектора по кадрам или другого работника сказано, что он ведет трудовые книжки. Если такого приказа не будет, вносить записи в трудовые книжки и хранить их у себя в сейфе должен сам директор. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от Идеальный вариант, если имеющиеся в организации трудовые книжки принимаются по соответствующему акту приема-передачи с предварительной проверкой их сохранности.

Ведь инспектор Государственной инспекции труда далее-Гострудинспекция при проверке может попросить посмотреть любую трудовую книжку, и если она не обнаружится, виновато будет действующее ответственное лицо, а не прежний кадровик.

Если в процессе работы обнаруживается факт отсутствия трудовых книжек, необходимо выяснить причины этого прием граждан по трудовому договору без трудовых книжек; утрата книжек по вине предприятия; невозвращение трудовых книжек, взятых работниками и пр.

Для розыска документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом. Если в утрате трудовой книжки виновата администрация, то она должна выписать работнику дубликат, предварительно собрав необходимые справки с предыдущих мест его работы.

В каждой организации должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них далее - Книга учета , в которой регистрируются трудовые книжки, полученные от работников при поступлении на работу, а также впервые оформленные в организации.

Нужно ли было с декабря прошлого года или с января текущего начинать новую Книгу учета? Формально - да, однако есть аргументы, которые можно привести сотруднику Гострудинспекции в оправдание сохранения в организации старой Книги. Прежде всего, Книга учета ведется не в пределах календарного года, а пока не закончится.

Кроме того, сама форма Книги изменилась незначительно - новых граф не появилось, а исключенную графу "копейки" можно просто не заполнять. Последнее требование к оформлению Книги учета является новшеством и вызывает у сотрудников кадровых служб недоумение: как его выполнить и как работать с опломбированной или скрепленной сургучной печатью Книгой учета?

Специалисты советуют ставить обычную печать организации, а при возникновении конфликтных ситуаций с сотрудниками Гострудинспекции - обращаться с жалобами в Минтруда России или в суд.

Книга учета подлежит длительному хранения, поэтому она должна иметь твердую обложку. В соответствии с п. Их количество определяется потребностями организации. В любом случае, хотя бы один чистый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее должен быть в организации постоянно. Согласно п. Отличие новой формы этой книги действует с С нового года лучше начать новую приходно-расходную книгу.

Использовать в работе можно только учтенные бланки при проверке сотрудники Гострудинспекции могут сверить номера и серии бланков трудовых книжек и вкладышей в приходно-расходной книге с реквизитами заполненных книжек и вкладышей. Чистые бланки попадают из бухгалтерии в кадровую службу по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек п.

Отправить работника в бухгалтерию, чтобы он купил там бланк трудовой книжки вкладыша и принес в кадровую службу нельзя. Трудовую книжку вкладыш организация может выдать работнику бесплатно, а может взять с него плату в размере, не превышающем суммы, потраченной на приобретение бланка.

Вопросы обеспечения работников бланками трудовых книжек, в том числе и порядок взимания за них денежных сумм, следует предусмотреть в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Когда работник уже имеет трудовую книжку, он должен предъявить ее при заключении трудового договора ст. Принимая у работника трудовую книжку, следует проверить, является ли ее бланк настоящим. В начале х годов, когда стало открываться большое количество предприятий и возник дефицит бланков трудовых книжек, появилось много поддельных книжек.

Наиболее часто встречающимися признаками, говорящими о подделке трудовой книжки, являются:. Отказать в приеме на работу сотруднику, имеющему поддельный бланк трудовой книжки, если в нее занесены действительные данные о работнике, нельзя. Но и дальше заполнять такую книжку не стоит. В этом случае пострадает и кадровик, который обязан вести трудовые книжки только установленного образца, и работник, у которого впоследствии могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.

Работнику, у которого обнаружен поддельный бланк трудовой книжки, следует посоветовать собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании в соответствии с пп. Если работник не согласен на оформление дубликата, у работодателя есть полное право завести на него новую трудовую книжку как на впервые поступившего на работу. Еще раз обращаем внимание на то, что обеспечить такого работника бланком трудовой книжки должен работодатель.

Также следует отметить, что теперь нельзя требовать у работника документ о последнем роде его занятий, в каком бы возрасте он ни оформлял впервые трудовую книжку. Основанием для заведения трудовой книжки является приказ о приеме на работу, оформленный на основе заключенного трудового договора.

На титульный лист трудовой книжки заносятся следующие сведения о работнике фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Проверив правильность заполнения, работник должен расписаться на титульном листе трудовой книжки. Кроме того, на первой странице книжки должна быть написана фамилия лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Обращаем внимание на то, что это должна быть не подпись, а именно разборчиво написанная фамилия. Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной. Как и ранее, в новых Правилах и Инструкции не предусмотрена возможность исправлений на титульном листе.

Если это произошло, испорченный бланк уничтожается, а на работника заполняется новая трудовая книжка. Однако на титульном листе допускается изменение устаревших записей например, при смене фамилии.

Делается это так: устаревшая запись на титульном листе зачеркивается тонкой линией и рядом пишется новая при внесении записей о получении нового образования, профессии, специальности старая запись теперь не зачеркивается, а новая пишется рядом с уже имеющейся, через запятую. При этом на внутренней стороне обложки указывается причина изменения записи со ссылкой на соответствующий документ паспорт, свидетельство о браке, документ об образовании и др. Для внесения сведений о причине изменения записей можно использовать чистый лист вкладыша в трудовую книжку не забудьте, что при выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью "выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

Недопустимо при внесении изменений зачеркивать отдельные буквы, цифры или слова и рядом писать "Исправленному верить". Если на титульном листе поступающего на работу сотрудника обнаружена ошибка, незамеченная при оформлении книжки классический пример: в паспорте написано имя Наталия, а в трудовой книжке - Наталья , а дубликат трудовой книжки выписать невозможно, придется вносить исправления лучше, если это сделают в той организации, где была допущена ошибка.

Хотя, еще раз подчеркнем, что официального способа внесения исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. В тоже время и оставить неверную запись без исправления нельзя, так как будет считаться, что трудовая книжка не принадлежит работнику, и у него могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.

В содержательную часть трудовой книжки вносятся сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, увольнениях и награждениях за успехи в работе. Принимая у работника трудовую книжку, в ее содержательной части нужно проверить лишь правильность внесения записи с последнего места работы, в частности, заверена ли она печатью.

Если нет - принимать на работу сотрудника по трудовой книжке нельзя. Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать "Стажа до поступления на работу не имел" не надо. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу увольнении, а также о награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

При приеме на работу сначала в виде заголовка без номера и даты в графе 3 указывается полное наименование организации например, Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка" , а затем сокращенное ООО "Ромашка". Если меняется наименование организации, в том числе ее организационно-правовая форма, то об этом отдельной строкой в графе 3 указывается: "ООО "Ромашка" с такого-то числа переименовано в закрытое акционерное общество "Ромашка", ЗАО "Ромашка".

В графе 4 указывается номер и дата приказа руководителя, являющегося основанием переименования организации. Вносить в графу 4 реквизиты свидетельства о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц не надо. Это будет ошибкой. Так, при приеме на работу нужно писать только куда в какое структурное подразделение организации и кем на какую должность или для выполнения какой работы с указанием профессии и присвоенного разряда принят работник.

Дополнительная информация при внесении записи о приеме на работу указывается лишь в том случае, если работник принят в порядке перевода из другой организации или по конкурсу. Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок. По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесена запись о работе по совместительству на основании справки с работы по совместительству.

Исправления в содержательной части трудовой книжки допустимы, а зачеркивать неправильную запись нельзя. Исправить ошибку нужно так: после последней в соответствующем разделе "Сведения о работе" или "Сведения о награждении" записи под очередным порядковым номером, указывая дату внесения исправления, в графе 3 пишется: "Запись под таким-то номером недействительна". Далее производится правильная запись, а в графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ руководителя.

Раньше исправить запись могли только на том предприятии, где ее внесли. В соответствии с пп. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме и увольнении работника, справки или иные документы, в которых упоминаются эти приказы например, личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и др. Подпись работника ставится рядом или на следующей строке с подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек и печатью организации или кадровой службы.

При этом расшифровывать подпись работника и писать "ознакомлен" не требуется. Хочется обратить внимание на ошибку, допускаемую при заверении записей при увольнении работника.

Печать организации не может заверять подпись сотрудника отдела кадров. Поэтому, если у вас нет печати отдела кадров, записи работника при увольнении должны заверяться подписью руководителя и печатью организации.

При ее получении работник должен расписаться в Книге учета дату выдачи трудовой книжки в графе 12 Книги учета работник должен поставить сам. В случае, если выдать трудовую книжку в день увольнения работника невозможно в связи с его отсутствием на работе либо отказом от получения книжки на руки, нужно направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо получить от него согласие на отправление книжки по почте.

Такое согласие должно быть выражено в форме заявления. Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Вы здесь По состоянию на: Форма регистрации трудовых книжек Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения п. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах. Дорогие читатели!

Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием В ней регистрируются все трудовые книжки.

О Порядке ведения и хранения трудовых книжек

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Что касается ФЛП: оформляясь на работу к частному предпринимателю или увольняясь с работы , наемный работник может не писать заявления, как это предусмотрено для процедуры приема увольнения на работу на предприятии. Соответственно ФЛП нецелесообразно издавать приказ распоряжение о приеме на работу. Прежде чем скачать журнал учета движения трудовых книжек и приступить к его заполнению — внимательно ознакомьтесь со всеми нюансами, с которыми вам придется столкнуться в процессе заполнения. Однако не стоит делать выводы, что книга учета трудовых книжек образец скачать вы сможете ниже является сложной в заполнении. В журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения представлен ниже вносится информация о всех трудовых книжках, которые приняты от работников. Если у работника нет свободного места в трудовой и ему выдается вкладыш, об этом также нужно внести запись в журнал регистрации трудовых книжек.

Нужна ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре

Где отражают учет трудовых книжек Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:. Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

В соответствии с пунктом 5.

В ней описан опыт работы, можно проследить путь по карьерной лестнице и трудовые перерывы. В соответствии с пунктом 1 статьи 35 Трудового кодекса Республики Казахстан трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника. Работодатель обязан внести в трудовую книжку работника соответствующие записи о трудовой деятельности в организации только при ее наличии. Законом не установлена обязанность работника или работодателя вести трудовую книжку, однако если Вы принесете работодателю трудовую книжку и потребуете ее заполнения, он обязан трудовую книжку завести и производить в ней записи о Вашей работе. В соответствии с пунктом 13 Правил все записи в трудовой книжке о приеме на работу, о прекращении трудового договора, переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и должны соответствовать его тексту. При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня прекращения трудового договора.

Вы здесь По состоянию на: Форма регистрации трудовых книжек Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения п. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием В ней регистрируются все трудовые книжки.

Нарушений в порядке оформления и ведения трудовых книжек работников в последнее время стало гораздо больше. К такому выводу пришли специалисты Общероссийского профсоюза авиационных работников, проанализировав соблюдение трудового законодательства на предприятиях отрасли. А так как подобные нарушения всегда имеют негативные для работника последствия, особенно при оформлении трудовой пенсии, профсоюз разработал и направил в свои организации рекомендации по проверке правильности оформления и ведения трудовых книжек, их учета и хранения.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному трудовому договору , а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек. Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Любомира

    След шаг-вернуть рабство

  2. Мартын

    На сегодняшний день эта схема невозможна без преступления границ УК.